Il est difficile de rencontrer une entreprise qui fonctionne sans recourir aux notes de frais. Pourtant, cette notion reste floue pour de nombreux salariés. Pour faire la lumière sur cette pratique, voici une brève présentation de la note de frais.
Aperçu d’une note de frais
Une note de frais se présente sous la forme d’un document papier ou numérique. Elle permet à un salarié qui a effectué des dépenses dans l’intérêt de son entreprise de se faire rembourser. La note de frais peut concerner toute dépense engagée par le salarié à l’instar des frais de déplacement, d’hébergement ou encore de repas. Le salarié ne peut prétendre au remboursement de ces frais que s’ils ont été réalisés dans l’intérêt et pour le compte de son entreprise. Le remboursement peut s’effectuer au forfait et il prendra la forme d’une allocation fixe. Il peut aussi s’effectuer au réel et dans ce cas, le salarié percevra un remboursement au centime près de ses dépenses. S’il faut répondre en détail à la question, qu’est-ce qu’une note de frais ? nous devons ajouter qu’il existe plusieurs types de notes de frais.
Contenu et rôle d’une note de frais
La note de frais diffère d’une entreprise à une autre, mais certaines informations doivent obligatoirement y figurer. C’est le cas de la nature et de l’objet de la dépense engagée par le salarié. La date et le lieu où la dépense a été effectuée doivent aussi être mentionnés dans la note de frais. C’est également le cas du montant de la TVA et du montant TTC de la dépense. Avec les techniques actuelles, la note de frais se présente de moins en moins sous la forme d’un papier et plus sous la forme d’une application web, d’un classeur Excel ou d’un fichier PDF. Son rôle principal est de rembourser une dépense engagée par un employé en déplacement pour les besoins de son entreprise.
